<*1203 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TUTORIAL: Project monitoring ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ In this lesson you: þ set a baseline to record original project dates, resource work, and costs þ change the duration of a task and see its effect on the Gantt chart þ enter some ~actual~2 information ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 The HiTech project is under way now. As with any project, there have been changes--even a slip in a milestone. You've been monitoring the progress of the various parts of the project, and you're ready to edit your plan to bring it up-to-date. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 Planning the booth is taking longer than anticipated. In fact, it's going to take 20 days rather than the planned 15 days. So that you can make this change to the project, the project file will now be loaded for you. Just sit back for a moment and wait for the next Tutorial window. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> 5HITECH1 <*1412 This is the PERT chart for your project. Before you change the duration of any task, you need to set a ~baseline~2 for the project. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1412 When you set a baseline, HPM records task and project information, such as start and finish dates, resource work, and costs. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1412 Later, you can display both the baseline and the updated plan on the Gantt chart to compare the original plan (baseline) with the revised plan. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1412 A baseline is so useful for analyzing planned and revised project information that you should set a baseline as soon as you've created your project plan. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1412 Set the baseline now -- before making any more project changes. Begin by pulling down the Other menu and selecting ~Set baseline~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F7 and type ~2~2> 2<*1412 Because a baseline should be set only once for a project, HPM displays this warning. It will set all baseline dates to the dates that are now in the project. Just give HPM your confirmation. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1411 Now change the Task form for ~Plan~2 to reflect the duration you now anticipate for the task. The Tutorial will get the Task form for ~Plan~2. Just wait a moment for the next Tutorial window. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> PLAN5<*1416 Now move to the ~Duration~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow> <*1416 You enter a new duration of 15 working days. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~15.0~2> 15.0<*1416 Now confirm that the Task form is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1412 Now take a look at the Gantt chart for this project. You see how the baseline can show changes to a project plan. Use a speed key to display the Gantt chart. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-G> <*5005 To display baseline dates, pull down the Format menu for ~Timescale display~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F5 and type ~4~2> 4<*1116 Move the cursor to the current setting of ~Display~2 ~baseline dates in Gantt Chart~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab three times> <*1115 Change the setting to ~Yes~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Left Arrow> <*1115 Confirm that the fill-in is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*5005 Now examine the effect on the sequential tasks, ~Plan~2 and ~Build~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*5005 The baseline extends as a dotted line from the left edge of the bar to the new planned start of ~Build~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*5305 Besides monitoring changes to your plan, you enter ~actual~2 data as you learn it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1407 Enter actual information about: þ cost þ start and finish dates þ work þ durations ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1415 The Task form is a good place to begin. Use a speed key to display Plan's task form. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-T> <*1414 This task gets off to a late start because of staff vacations. To deal with it, you fill in the ~Act start~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow twice> <*1414 Now enter the task's ~actual start~2 date. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~20-Jun-1988~2> 20-Jun-1988<*1414 Move to the Act finish field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow> <*1414 When work on the task is done, you will enter the task's ~actual finish~ date. For now, you leave it alone and move to ~% Complete~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*1414 Before you finish--while the task is partly complete--you can track progress by filling in the ~% Complete~2 field. HPM uses percent complete for many calculations including ~earned value~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1412 To track actual costs, you can use these project windows: þ ~Other~2 - Task form, Task list þ ~Resource~2 - Allocations list þ ~Overhead~2 - Project form þ ~Penalty~2 - Project form ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1414 That's enough for this lesson. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1416 Before you leave, review the major points. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1206 ~In summary ...~2 þ Set a baseline to keep track of revisions to your original project plans. þ Enter actual dates, costs, and work as you learn them. þ Keep track of percent complete of tasks. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar>