<*1203 ŚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄæ ³ TUTORIAL: Reports, Templates, & Import/Export ³ ĄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄŁ In this lesson you: ž view the types of reports available ž see the many format choices for reports ž learn to create and save templates ž learn about batch reports ž learn how to import and export files ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 Before printing or plotting a report, you need to have a project in memory. Also, you must have set up HPM to work with your printer(s) and plotter(s). You won't actually print or plot a report. Nor will you import or export a file, but you will learn how these features work. There are many types of reports you can produce. And you'll see how templates and batch reports help speed up production. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 ~Before you begin~2 HPM needs to do a bit of clean-up work. So just sit back for a moment, and wait until the Main Menu appears.... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <7><3>Test1 <*1217 To produce a report, select ~Reports~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~7~2> 7<*4016 HPM displays the Reports list of its text and graphics reports. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4014 You select one by using Arrow keys to move the cursor up and down or left and right between the two columns. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4014 Then you pull down the Print Options menu. Try it for Tasks and Milestone Forms. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*4014 You select ~Run report~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*4607 Using this fill-in, you can ž Type a header and footer for your report ž Print the report immediately or save the report file on disk ž Use any special control codes your printer requires ž Pause between pages (non-fanfold paper) ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*2614 If you print a report to a ~Disk file~2, you can prepare files for other programs or print your report later. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*3814 You can create files for programs like Lotus 1-2-3, dBASE II or III, and Professional File. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*3813 From here, take a look at the ~Sort/Select~2 options available for the current choice, Task & Milestone Forms. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2 and type ~4~2> 4<*3008 This is the Sort/Select fill-in. You used it before in earlier lessons. With it, you specify the information to include in the report. You can: ž choose the columns for the report, ž sort the data in each column, and ž limit the data to a range of dates or other values. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*3814 To see items that can be included in the report, use the PgDn key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press PgDn> <*3814 When you have seen enough, return to the Reports screen. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*3814 Now see what happens when you want to run a graphic report. Move the cursor to ~Fast Track Chart~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Right Arrow> <*3815 You start by pulling down the Print Options menu again. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*3816 Now select ~Run report~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*4810 Besides similar options to text reports, you can ž print vertically or horizontally (sideways) ž print continuously or repeat headers and footers on each page (page breaks) ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*5011 ž Print in high quality or low (faster) ž Print in color ž Set up pen and transparency options (plotters) ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*5011 ž Pause after each page or allow continuous formfeeds ž Print a grid behind timescale reports ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*5011 ž Show a legend to explain report symbols ž Scale your graphics proportionally ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0904 Normally, you'd select by pressing the Arrow keys to move the cursor to your choice. Then you'd press F10. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0904 Since you're not actually printing anything in this Tutorial, return to the Reports screen. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*0808 Now you can examine the Templates feature of HPM 3.0. First pull down the Templates menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F4> <*0808 You can create, edit, or remove a template. You decide to create one from scratch. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*0808 A fill-in asks the report type. You pick the Gantt chart. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow> <*0808 Confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*0407 Normally you would fill this form out. But for this lesson, just confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*0407 The ~Save as~2 ~template~2 fill- in appears. You give it a name but skip a description. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Test1~2> Test1<*0407 Now confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1414 Test1 is shown in the Template list window. Usually you get here by pulling down the Lists menu. Try it now by first returning to Reports. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1414 Pull down the Lists menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F3> <*1414 Select ~Template list~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~2~2> 2<*1412 You see the Template list. You can choose the Reports list or this one from the Lists menu -- or switch back and forth. But it's faster to simply use a speed key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-V> <*1414 You're at the Reports list. Now repeat it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-V> <*1414 You're back in the Templates list. Now look at batch reports. Pull down the Files menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*1414 Select ~Batch reports~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~2~2> 2<*3608 The ~Order templates for batch~2 ~report~2 fill-in appears. You'd normally enter a number at each template--to set the order of a series of reports you'd want to print. Confirming would set the printer in motion--printing one after the other. For now, just return to the Template list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1414 Now return to the Reports window. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc again> <*1414 Return to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc once more> <*2018 Now select ~Import/Export~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~8~2> 8<*3706 You see the Import/export list. Files on the list are located in your current subdirectory. You would normally use the Arrow keys to move through the list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*3708 You import and export task and allocation information from here. You can write HPM information to files that Lotus 1-2-3 or dBASE II/III can read. In turn, HPM can import their data for your use. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*3712 Pull down the Import/export menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*3712 Select ~Import tasks~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*0602 HPM displays a fill-in. You would normally type in the name of the file to import. Then you'd type the HPM project filename to receive the information. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0602 After you confirmed the names, HPM would ask you other questions with other fill-ins--to make sure it could read the data in the file you are importing. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0602 A fill-in like this one appears when you choose the ~Import allocations~2--the other import choice. For now, just return to the Import/export list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*3710 Now see how HPM 3.0 exports project information to other programs. Pull down the Import/export menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*3614 This time select ~Export tasks~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~3~2> 3<*0602 This fill-in asks for your HPM 3.0 project filename first. You Tab between fields and use the Arrow keys to move up and down the list of files. Or, you can type the filenames. Then you confirm your entries. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0602 Normally HPM would next display the ~Export File Format~2, a display of five formats to choose from. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0402 The selections are: Lotus 1-2-3 Ver 1a Lotus 1-2-3 Ver 2 dBASE II dBASE III Delimited ASCII ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0402 A fill-in like this one appears when you choose the ~Export allocations~2--the other export choice. For now, just return to the Import/export list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1416 Now select ~Directories~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F3> <*3608 The choices are similar to those in the Project and Calendar lists. The main option is for switching to another subdirectory. Return to the Import/export list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*3614 That's all for this lesson. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*2018 Now for a brief review... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1202 ~In summary ...~2 ž Select from a list of text or graphic reports ž Format text reports by sorting and selecting the items to print. ž Choose the way you want text and graphic reports to appear ž Create and save your report forms as templates--and print in batches ž Export and import data between HPM and Lotus 1-2-3, dBASE II/III, or read and write delimited ASCII files ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar>