<*1204 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TUTORIAL: Calendars ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ In this lesson you: þ create a calendar for your company, showing working hours, workdays, and holidays þ work with the Calendar form and the Calendar wallchart ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 You're the first person at HiTech to use Harvard Project Manager 3.0. You need to create a calendar to show HiTech's work and holiday schedule. Then HPM 3.0 can calculate dates correctly and not plan tasks for holidays or non-working time. After you create a calendar, HPM 3.0 automatically saves it. Later, you can use it again for other projects or for a resource (and add individual vacation days). You can also copy, rename, or remove it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 When you create a calendar for your company, you give HPM 3.0 the following information: þ the number of years you want your calendar to run þ the length of your workday þ the time your workday starts þ the working days of the week þ your company holidays ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 Now you're ready to begin the lesson. First, HPM needs to do a bit of clean-up work. So just sit back for a moment, and wait for the Main Menu.... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <4><8>HITECH <*1218 You start here at the Main Menu by selecting ~Create a calendar~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~3~2> 3<*1205 HPM 3.0 displays a fill-in, so you can give your new calendar a name. Type the name, ~HiTech~2. You can use upper or lower case letters. Then confirm with F10. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~HiTech~2 and press F10> HiTech<*1215 HPM 3.0 displays the Calendar form with most fields filled with typical values. You decide to add a description so you can identify your calendar when you use it later. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~HiTech--Saturday workday~2> HiTech--Saturday workday<*1215 Look at the rest of the Calendar form. You find the starting time isn't correct. Move the cursor to the ~Start of day~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab three times> <*1215 HiTech starts work at 8:30 a.m. You can change the time by typing over it -- or by erasing what's there first. Use the speed key for erasing. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Hold down the Ctrl key and type E> <*1215 Now you can type HiTech's starting time in the empty field. You don't need to add "a.m." Just type the time. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~8:30~2> 8:30<*1215 Next, you need to change the length of the workday. Hitech's workday includes a half-hour lunch break. Move the cursor to ~Working hours per day~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*1215 HiTech works from 8:30 to 4:30. But with 30 minutes for lunch, the actual work day is 7.5 hours long. Just type the new number over the old. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~7.5~2> 7.5<*1215 The last row of the form holds the ~Workday~2 field with each day of the week listed. Workdays are marked with a ~Y~2; non-working days are marked with an ~N~2. Move the cursor to the Workday field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*1215 To get ready for the Expo in time, all HiTech employees agree to work Saturdays. You need to change all Saturdays to workdays. Start by moving the cursor to Saturday. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab six times> <*1215 You can now change all Saturdays in your calendar to working days -- with one key press. Change the ~N~2 to a ~Y~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Y~2> Y<*1215 Now HPM counts all Saturdays as workdays when calculating times with this calendar. Confirm that you're done with this form. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1409 HPM displays its Calendar wallchart. You see six months of the wallchart in this Tutorial. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1409 HPM marks all non-working days on the wallchart by highlighting, underscoring, or dimming. It depends on the type of monitor you're using. You changed Saturdays, so only Sundays are marked as non-working days. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1409 Now you can mark other non-working days as HiTech holidays. The cursor is already on January 1, the first holiday to mark. Start by pulling down the Edit menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F4> <*1409 The second choice changes a working day to a holiday or non-working day. Select ~Make holiday~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~2~2> 2<*1411 You can also move the cursor around the wallchart using the Arrow keys. Move to January 22 now. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the Down Arrow key three times> <*1411 Using the Arrow keys is fine for moving the cursor a short distance. But for long distances, it's faster to use ~Find date~2. Start by pulling down the Edit menu again. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F4> <*1415 ~Find date~2 is already highlighted. Select it now. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*1415 On the ~Find date~2 fill-in, you type the date you want. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~4-Jul~2> 4-Jul<*1415 Now delete the ~n~2 remaining from the previous date. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the Del key> <*1415 Tell HPM that you've completed your change. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1404 HPM scrolls the wallchart up, moving the cursor to July 4. Now try Ctrl-H, the speed key to mark a holiday. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Hold down ~Ctrl~2 and type ~H~2> <*1409 That's all the holidays for this lesson. Tell HPM that you're done with the wallchart. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1218 When you press Esc at the wallchart, you return to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1218 HPM has saved your calendar automatically. You can check by selecting ~Edit a calendar~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~4~2> 4<*0914 HPM displays the Calendar list with HITECH among the selections. Now return to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1218 You can also get your calendar from the Project list window. Select ~Get/Save/Remove~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~5~2> 5<*1212 The Project list displays the names of your project files. The third column shows the name of the calendar currently used with each project. You pull down the Files menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*1214 On the Files menu, select ~Get calendar~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~6~2> 6<*0511 HPM places the Calendar list window over the Project list window. A fill-in appears. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0511 Normally, you'd get a calendar to edit next. For now, start backing out to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*0511 The fill-in disappears. Keep going... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc again> <*0511 You're back at the Project list. The next stop is the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc once more> <*1218 That's all there is to it. Now here's a brief review of the lesson. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1203 ~In summary ...~2 þ Create a calendar for your projects by selecting ~Create a calendar~2 from the Main Menu. þ Fill in the Calendar form to indicate working hours and days. þ Use the Calendar wallchart to mark holidays. þ Get a calendar to edit by selecting ~Edit a calendar~2 from the Main Menu. þ Use the Files pull-down menu for calendar options in the Calendar or Project lists. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar>