<*1204 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TUTORIAL: Work breakdown and PERT ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ In this lesson you: þ create a basic ~outline~2, called the Work breakdown outline, for your project þ create a basic ~structure~2, called the Work breakdown structure, for your project þ see how Harvard Project Manager 3.0 converts the Work breakdown information to a PERT chart ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 HPM 3.0 offers a number of different ways to create and manage projects. One common method is called the Work breakdown. You break a project down into its parts. Planning for the Expo involves three major parts, each made up of several tasks: þ Booth -- plan, build, pack, ship, and set up þ Staff -- recruit and train þ Materials -- order, pack, and ship ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1218 From the Main Menu, you select ~Create a project~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~1~2> 1<1><*1413 HPM 3.0 presents its default project creation window, Fast track. You pull down the Data menu to switch to the Work breakdown outline. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F3> <*1813 Select ~Work breakdown outline~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~4~2> 4<*1413 The window appears with the first blank ready to accept your first task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Booth~2> Booth<*1313 For now, ignore the other columns. You can enter a task with F10, Arrow keys, or Enter. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow> <*1316 Since this is the first task, HPM wants to know how to treat tasks on that level--as either parallel or sequential tasks. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1316 Booth occurs at the same time as Materials and Staff (to be entered later). Confirm the default. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1314 HPM automatically displays another blank line. You can move the blank before you start typing. You want to indent it one space to the right. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Right Arrow> <*1313 The Booth task includes planning and building. You name this task Plan. Once you start typing, the field changes and can't be moved. To move it, you have to choose Move task (covered later). ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Plan~2> Plan<*1314 This task is going to last a week, or five working days. Now move the cursor to the Planned Duration column. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab twice> <*1314 Now type in the number of working days. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~5~2> 5<*1314 Move to the Responsible column. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab twice again> <*1314 You're the one responsible. You oversee the work of a resource. (Assigning tasks to resources comes later.) ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~SalesMgr~2> SalesMgr<*0410 Now move back to the Name column. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Shift-Tab four times> <*1416 You can now enter this information. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*1416 Since this is another new level, HPM again asks about the tasks. On this level they occur in sequence, with planning before building. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Right Arrow> <*1416 Confirm your selection. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*2016 Add the Build task at this level. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Build~2> Build<*2016 Move to the Planned Duration column. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab twice> <*2016 You estimate 10 days. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~10.0~2> 10.0<*2016 Move to ~Responsible~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab twice> <*0412 The Maintenance Manager is responsible. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~MaintMgr~2> MaintMgr<*0410 Move back to the Name column in one jump. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the Home key> <*0410 You can now enter this information. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*0410 Since you won't add more tasks now, you back out. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1413 That's enough for the outline. You now switch to the Work breakdown structure. Start by pulling down the Graphs menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*1415 Select ~Work breakdown~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~4~2> 4<*4008 This is the Work breakdown structure window. The box at the top represents the ~Goal~2 of your project, the HiTech Expo. It already has converted the tasks you entered in the outline. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4012 The triangular cursor should be in the ~Goal~2 box to add a task at the same level as Booth. We want to add Staff next -- at that level. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Up Arrow twice> <*4012 Now you can add a new task. Start by pulling down the Edit menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F4> <*4012 The Edit menu lists the features you use to add and change tasks in a Work breakdown structure. Select ~Add task~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~2~2> 2<*4002 The fill-in shows the new task goes under ~Goal~2. That's right where you want it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Staff~2> Staff<*4003 Next, you indicate the person responsible for the task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*4003 The Training Manager is the one responsible. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~TrainMgr~2> TrainMgr<*4003 The fill-in is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1814 HPM adds the Staff task to the Work breakdown structure, just below ~Goal~2 -- at the same level as Booth. Later you can add subtasks (recruiting and training) below Staff. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0516 Use the Add task speed key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-A> <*0516 Add the Materials task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Materials~2> Materials<*0515 Move the cursor to the ~Responsible~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*0515 The Production Manager is responsible. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~ProdMgr~2> ProdMgr<*0516 The fill-in is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1515 HPM adds the new task at the same level as Staff and Booth. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1515 Now add tasks below Staff, at the third level of structure -- or, the Plan and Build level. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0615 Use the Add task speed key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-A> <*0615 Move the cursor to the ~Below task~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Up Arrow> <*0613 When the cursor is in the ~Below task~2 field, you can move the triangular cursor in the window. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0611 Now, each time you press a cursor movement key, HPM moves the triangular cursor. Move the cursor so that the ~Below task~2 field changes to ~Staff~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow> <*0613 The ~Below task~2 field shows the name of the task you want. Now move back to the ~Name~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*0615 Type a name for the new task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Recruit~2> Recruit<*0615 Move the cursor to the ~Responsible~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*0415 The Training Manager is responsible for recruiting. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~TrainMgr~2> TrainMgr<*0616 The fill-in is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1317 Tasks at this new level will be done in sequence. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the Right Arrow key and then F10> <*0615 Add one more task at this level. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-A> <*0615 Add a task for training the booth sales staff. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Train~2 and press Tab> Train<*0615 The Training Manager is also responsible here. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~TrainMgr~2> TrainMgr<*0616 The fill-in is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1415 You would normally continue adding tasks, but now you can see how HPM converts these tasks to a PERT chart. Start by pulling down the Graphs menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*1216 Select ~PERT chart~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~2~2> 2<*1416 The PERT chart is the heart of any project plan. It shows tasks arranged in a network of relationships. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 You can't see the whole PERT chart, but all your tasks have been converted, as you will see in a moment. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 The first box in the PERT chart, ~Start~2, is a milestone. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 Milestones mark the start and end of a series of tasks. They can also act as checkpoints for important events in a project. You'll learn more about milestones in Lesson 5. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 All PERT charts include Start and End milestones. The ~End~2 milestone for this project is off the screen. Move the cursor to the end of the PERT chart to view it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the End key> <*1416 Now move the cursor left on the PERT chart. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the Left Arrow key four times> <*1416 The screen changes. Shift one more position left. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the Left Arrow key once more> <*1416 Notice how HPM displays ~Booth~2 and ~Staff~2. They occur at the same time, so HPM displays them on parallel paths in the PERT chart. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 The lowest level tasks (~Plan~2 and ~Build~2 under Booth, and ~Recruit~2 and ~Train~2 under Staff) are shown in sequence --just as they occur. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 The milestones ~Booth~2 and ~Staff~2 precede their tasks; and the milestones ~Booth End~2 and ~Staff~2 ~End~2 follow them. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 You learn more about the PERT chart in later lessons. That's all for this one. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 You return to the Main Menu by backing out... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1416 One more time... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1204 ~In summary ...~2 þ Select ~Create a project~2 at the Main Menu to begin a new project. þ Start your project in the ~Work breakdown~2 ~outline~2 window þ Use the ~Work breakdown structure~2 for a still another view of your project. þ HPM can create a detailed ~PERT chart~2 from your Work breakdown data. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar>