<*1203 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TUTORIAL: Gantt chart ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ In this lesson you: þ look at the Gantt chart for HiTech þ add the names of those responsible for each task þ select and sort the tasks displayed in the chart ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1203 You've used Fast track, the Work breakdown, the Task list, and the PERT chart to put information into the HiTech project. Now it's time to look at the ~Gantt chart~2 for a different view of the project. A Gantt chart shows tasks and milestones laid out along a timescale. You see planned starts and finishes, durations, constraints, and slack. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1206 So that you can view a Gantt chart of your project, the Tutorial will get the HiTech1 project that was saved for you. Just sit back for a moment and wait for the next Tutorial window. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> 5HITECH1 <*1412 This is the PERT chart for your project. Now you can switch to its Gantt chart. First, pull down the Graphs menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2> <*1414 Select ~Gantt chart~2. Note its speed key, Ctrl-G, which you'll use most of the time. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~3~2> 3<*4405 This is the Gantt chart for your project. It lists the tasks and milestones for your project on the left. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4205 Normally, HPM lists all tasks and milestones, but you can ask it to list just tasks, just the milestones, or only overallocated tasks. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4205 Tasks and milestones are listed in the order of their Planned start dates. You can change the order of the tasks so that they are listed by different factors. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4205 At the top of the Gantt chart is a timescale. HPM auto- matically divides it into one-week units. But you can change the units. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4205 To interpret a Gantt chart, you should understand a few of the symbols HPM uses. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4203 Triangles and diamonds signify milestones. If the milestone has no slack, its two triangles are close together, forming a diamond. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4203 Tasks are represented by horizontal lines and bars. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4203 If the line extends to the right of the bar, the task has some slack. The tasks, ~Recruit~2, ~Train~2, and ~Materials~2 all have slack. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4203 The tasks ~Plan~2 and ~Build~2 have no slack. The line and bar are the same length (so the line blends in). ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4203 Under each task and mile- stone name, HPM displays a ~tag~2 showing its duration or date. You're going to add a tag to show the person responsible for that task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0415 Pull down the Format menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F5> <*0415 Select ~Tag PERT~2 ~chart/Gantt chart~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~7~2> 7<*0414 Leave the default of ~Tasks~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1416 This fill-in lets you choose up to five different tags to display under each task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 Right now, HPM displays only the Planned Duration. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*5009 Move the cursor down so that it is on the item ~Responsible~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow eight times> <*5009 Now make it the second tag. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~2~2 and press F10> 2<*4205 The Gantt chart shows the person responsible added beneath each task that has someone assigned. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4205 You make another change to the Gantt. You need those responsible in alphabetical order to check against a job category list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0416 Pull down the Format menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F5> <*0415 Select ~Sort/Select Gantt~2 ~chart~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~5~2> 5<*0413 You want to limit it to display only the tasks. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow and then press F10> <*3207 At the Sort/Select fill-in, you indicate the order tasks should be listed in. By specifying a range, you can also limit the tasks displayed (such as tasks that start within a specific time period). ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*3207 Right now, HPM displays tasks according to their planned start date. The tasks are listed in ascend- ing order; that is, from earliest to latest date. (Note the ~1A~2 in the ~Sort~2 ~order~2 column.) You want to erase this sort order. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow> <*3207 Now erase the ~1A~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-E> <*3207 You're ready to specify a different sort order for the chart. But, you can't see all the items used for sorting and selecting tasks. In fact, the item you want, ~Responsible~2, is off the screen right now. You need to move down a screen. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press the PgDn key> <*3010 You ended up right on target, at the item ~Responsible~2. Type the sort order. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~1A~2> 1A<*3010 The fill-in is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*2010 HPM reformats the Gantt chart, with tasks without anyone responsible at the top -- and space to add their names if and when you get around to it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*2010 Only the tasks are listed. And tags, displayed under the task names, show the person responsible for the task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*2010 The tasks aren't listed by start date anymore. Instead, they're listed alphabetically by the person responsible. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*2010 Now start back to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1215 You're back at the PERT. Notice the tags here, too. You're one screen from the Main Menu... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc again> <*1216 Now you can briefly review this lesson. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1205 ~In summary ...~2 þ Display the Gantt chart to see your tasks and milestones laid out across a timescale. þ Use the Format menu to change the timescale display, sort and select the tasks and milestones in the chart, and add tags beneath each task and milestone name. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar>