<*1204 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ Tutorial: Resources ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ In this lesson you: þ add a resource to the Resource list þ allocate a resource to a task þ check the Loading graph for a resource þ correct a resource overallocation ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 A resource is something used during a project. A resource is ~used~2, but not ~used up~2--unlike materials such as nails and paint. Examples of resources include people, a conference room, and a machine. Part of building a project is making a list of available resources. Since all projects in one subdirectory use the same Resource list, HPM can point out resource conflicts across projects. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1416 To create or edit a Resource list, you select ~Resources~2 from the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~6~2> 6<*1413 This is the Resource list. The tutorial already has included some resources for your project. You need to add one more--a carpenter. You start by moving the cursor to the bottom of the list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-End> <*1813 Now move to the new resource line. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow> <*1815 Add your full-time carpenter to the list. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Carpenter~2 and press Tab> Carpenter<*0815 The cursor is now in the Quantity column. When you add people to the Resource list, the Quantity refers to the number of people, not the number of hours they work. A full-time worker is 1. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*1815 Now tell HPM the cost of the resource for each time unit. The carpenter earns $12 per hour. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~12.0~2 and press Tab> 12.0<*1815 Next you indicate the time unit used to measure the cost of the resource. The carpenter is paid hourly. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Hrs~2 and press Tab> Hrs<*1215 Here you can add the name of a calendar created for this resource -- so that HPM can take into consideration the carpenter's vacation or other holidays. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1215 You create resource calendars just like you created the project calendar back in Lesson 2. For now, just move on. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*2215 Use this column for resources that earn overtime. The carpenter earns $18 per hour for overtime. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~18.0~2 and press Tab> 18.0<*2215 At HiTech, the carpenter can work four hours of overtime per day. Enter the daily overtime hours. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~4~2 and press Tab> 4<*2215 The name or job title of the person responsible for the resource goes here. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~MaintMgr~2 and press Tab> MaintMgr<*0415 Use a ~code~2 to group resources in various ways. If resources are in different departments, you can assign a code to each department. Then you can print a report for each department by using the code. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*2215 Like the responsible column, the code column is optional. You omit it and move to the next column. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab> <*1215 The ~Description~2 column is optional, too. It lets you add more information about your resources. You tell HPM you're done and end up back at the Resource name column. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Enter> <*1815 You complete the Resource list just as the unexpected happens -- the carpenter resigns. As a cost-saving measure, you decide not to replace him. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1815 You have to delete the resource from the list. Use the Edit menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F4> <*0815 Select ~Remove resource~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~2~2> 2<*0815 HPM displays a fill-in. First, clear it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type Ctrl-E> <*0815 Now type the name. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Carpenter~2> Carpenter<*0815 The fill-in is complete. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1214 HPM deletes the resource from the list. Now you can leave the Resource list and ~allocate~2 a resource to a task. Return to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1218 The Tutorial will get the Hitech1 project for you. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> 5HITECH1 <*1413 Planning the booth is a big job, and several people will be involved. You want to see the resources allocated to ~Plan~2. First, use the speed key for Find task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-F> <*0411 HPM displays a fill-in for the task name. First, you clear what's there. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type Ctrl-E> <*0411 Now type the task's name. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Plan~2 and press F10> Plan<*0411 You want to look at the ~Allocations list~2. Use its speed key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-R> <*1212 You want to add a resource to this list. You decide to allocate the sales assistant to this task. Type the name and move to the next column. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~SalesAsst~2 and press Tab> SalesAsst<*1214 The Quantity is 1.000 for a person. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab three times> <*1214 The sales assistant will spend 5 days on this task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~5~2 and press Enter> 5<*1212 The ~R~2 at the extreme left means an overallocation. Now return to the PERT chart of your project. Use the speed key to switch views. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-V> <*1213 HPM is warning you that you overallocated a resource. Look for the word ~Resource~2 at the lower left of this screen. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1212 Check the loading graph to see how serious the problem is. First pull down the Graphs menu and then select ~Resource loading~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2 and type ~8~2> 8<*4103 The horizontal line shows how much of the resource is available (1.0). ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4103 The shaded part above it shows how much time the resource is allocated to work beyond the time available. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4103 For another view of resource overallocation, check the Resource allocations graph. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2 and type ~9~2> 9<*0813 On the left, you see the names of the project tasks the Sales Assistant is allocated to. The letter ~R~2 means an overallocation. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1212 The shaded bars show when the resource is allocated. The Sales Assistant is supposed to work on two tasks at once. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*0811 Now that you know the extent of the problem, you can correct the overallocation. Or you can let HPM correct it automatically. Pull down the Compute menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F6> <*0814 Now try out the automatic resource leveling feature. Select ~Level~2 ~resources~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~4~2> 4<*0814 HPM displays this warning before leveling resources. Go ahead. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*0813 Notice that the ~R~2s are gone. The bars aren't overlapping. Recruiting has been postponed. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1214 Now return to the PERT chart. Use the speed key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-P> <*0414 Find the Task form for the task ~Recruit~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-F> <*0414 Clear the fill-in and type the task name. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-E and type ~Recruit~2> Recruit<*0414 Confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*0414 Use the Task form's speed key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-T> <*1016 Find the ~Pln start~2 field. Look for the small symbol that looks like an arrow pointing left and right. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1016 The double arrow symbol shows a date that was changed during automatic resource leveling. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1013 HPM made the start date later to avoid overallocating a resource. You're not satisfied, because you don't want to wait that long to begin recruiting. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1016 Now erase the dates HPM has changed by leveling. Start by removing the task form. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*0410 Press F7 and then Enter.> <*0410 Press the End key and then press F10.> <*1213 The resource overallocation is back. This time you're going to change the allocation, so that the Sales Assistant doesn't work on the task Plan. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1214 Move the cursor to the task ~Plan~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Up Arrow twice> <*1214 To see the Allocations list again, use the speed key. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-R> <*0712 The ~R~2 beside SalesAsst is back. Use the speed key to remove the allocation. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-X> <*0415 You're already at the correct resource, so just confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1214 Now recalculate the project. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-C> <*1214 The warning ~Resource~2 has disappeared from the bottom of the screen. Now return to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1214 One more time... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc again> <*1218 Now review this lesson. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 ~In summary ...~2 þ Add resources to the Resource list. þ Allocate resources to the tasks they'll work on. þ View Resource loading and Resource allocations graphs. þ Correct a resource overallocation. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar>