<*1203 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ TUTORIAL: Costs ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ In this lesson you: þ learn how to enter overhead costs, other costs, and resource costs þ view costs on the Cost graph þ format the Cost graph display ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1206 You can monitor overhead, resource, and other costs. You can see if your actual costs are exceeding your planned costs. You also can project your total costs based on your current rate of spending. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ³ ÜÜÜÜÜÜ ÜÜÜÜÜ ³ ~Overhead costs~2 ³ ÜÜÜÜÜÜ ÜÜÜÜÜ ³ ³ ÜÜ ÜÜÜÜÜ Ü ³ Use the Project ³ ÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜ ³ form to record ³ ³ planned and ³ ³ actual overhead ³ ³ costs for the ³ Project form ³ project. ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿~Resource costs~2 ³ ³ Úij ÛÛÛÛÛ ÛÛÛÛÛ ³ Use the Allocations ³ ³ ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ ³ list to record ³ ³ ÛÛÛÛÛ ÛÛÛÛÛ ³ planned and actual ³ ³ ÛÛÛÛÛÛÛÛÛÛ ³ costs of a resource ³ ³ ÛÛÛÛÛ ÛÛÛÛÛ ³ allocated to a task. ³ ³ ³ ³ ³ Allocations list ³ Use the Resource ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÙ list to record the ³ Resource list ³ unit cost of each ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ resource. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1204 ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿ ~Other costs~2 ³ ÜÜÜÜÜÜÜÜ ÜÜÜÜÜÜ ³ Úij ÜÜÜÜÜÜÜÜ ÜÜÜÜÜÜ ³ Use the Task form ³ ³ ÜÜÜÜÜÜÜÜ ÜÜÜÜÜÜ ³ and the Task list ³ ³ ÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜÜ ³ to record planned ³ ³ ³ and actual other ³ ³ ³ costs for each ³ ³ ³ task. ³ ³ Task form ³ ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÄÙ ³ Task list ³ ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1218 The Tutorial now will get your HiTech1 project for you. Just sit back for a moment... ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> 5HITECH1 <*1416 First you work with tasks and later with the whole project. Find the task ~Materials~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-F> <*0416 Now clear it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-E> <*0416 Type the name. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Materials~2> Materials<*0416 Now confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1416 Now pull down the Data menu for its allocations. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F3 and type ~3~2> 3<*1413 For Materials, the Tutorial has already assigned the sales manager 10 days of Planned work. You will update it by entering 3 days of actual work. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab five times> <*1416 Now enter the number of days of work completed. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~3~2 and Press Enter> 3<*1416 Return to the PERT chart for your next task. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1416 Now find the task ~Train~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-F> <*0416 Now clear it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Ctrl-E> <*0416 Type the name. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~Train~2> Train<*0416 Now confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1416 Now pull down the Data menu for its Task form. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F3 and type ~5~2> 5<*1414 You plan to limit spending on training props to $250. Move to the ~Pln other cost~2 field. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab five times> <*1416 Now enter the amount you plan to spend. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~250.0~2> 250.0<*1409 Sometime later, you return here. Ah, what can you do? It ends up costing twice as much. Move down and enter the actual other cost. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Down Arrow and type ~500.0~2> 500.0<*1409 Once confirmed, HPM enters these figures in the appropriate columns at the bottom of the form. Confirm your entries. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*1416 From the PERT chart, you next display the Data menu and select the ~Project form~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F3 and type ~6~2> 6<*1415 Now you'll enter the Planned overhead cost and get an overview of the whole project. Move to the ~Pln overhead cost~2 field at the top. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Tab four times> <*1408 Overhead costs include such expenses as rent and utilities. They are fixed costs for the whole project. HiTech's Planned overhead is $6500 and you can enter it now. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Type ~6500~2 and press Tab> 6500<*1408 When the project is complete, you can include the actual overhead costs in the ~Act overhead cost~2 field. But for now, leave this field and the rest of the Project form as it is. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1202 The information HPM displays at the bottom--the last three lines--shows cost information for the entire project. HPM has filled in the planned overhead cost that you entered at the top. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1202 You have already entered costs for some of your resources, and the Tutorial has entered other costs as well. HPM applies them automatically as they are used and summarizes everything here. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1202 HPM also projects the cost of the entire project, basing projections on the current rate of spending. Now return to the PERT chart. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1415 Next you will see the Cost graph of all costs entered, including planned overhead, resource, and other. It's accessed via the Graphs menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F2 and type ~5~2> 5<*4303 In the upper left corner of the screen is a guide to the bars of the Cost graph. It shows that the Planned costs are covered by the bar on the left side (Pln). The Actual costs are covered by the bar on the right (Act). ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4303 The ~Cost per unit time~2 graph shows costs for one week only. They're not affected by costs for a previous week. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*4303 You can change the display to ~cumulative costs.~2 Costs for a week are then added to the total of all previous weeks. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1017 Display the Format menu and select Cost graph display. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F5 and type ~8~2> 8<*4616 Change to ~Cumulative~2. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Left Arrow> <*4616 Confirm it. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press F10> <*4903 Now you see the same data arranged to show cumulative costs. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc> <*1416 Continue on to the Main Menu. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Esc again> <*2018 Now review the lesson. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar> <*1205 ~In summary ...~2 þ Enter overhead costs at the Project form. þ Enter other costs at the Task form or Task list. þ Enter resource costs when you allocate resources to tasks and update them. þ View costs on the Cost graph. ÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ Press Space bar>